Consultoría de Facility Services

Contratación Optimizada de Servicios

Es un servicio orientado a la reducción de costes y a sentar las bases del control operacional y administrativo de los servicios externalizados. Consiste básicamente en el análisis minucioso de la cuenta de explotación de los servicios que le prestan sus proveedores, así como de las posibles frecuencias redundantes. Igualmente analizamos los rendimientos de los operarios de estas contratas para que de esta forma nuestros clientes se puedan centrar en la negociación del margen con sus potenciales proveedores.

Las funciones que se desarrollan en este servicio son las siguientes:

Delimitación de las necesidades reales del servicio. Zonificación de requisitos (frecuencias, medios técnicos y humanos), rendimientos óptimos y definición de estándares de calidad.

Interpretación del servicio actual. Medios técnicos y humanos asignados al mismo, cumplimiento de frecuencias y rendimientos reales. Identificación del personal subrogable y comprobación de la veracidad de los datos de la plantilla remitidos por la contrata. Identificación del margen comercial actual de la contrata.

Identificación de áreas de mejora del servicio.

Contraste del servicio óptimo con el servicio que se recibe y propuestas de reorganización con evaluación de posibles impactos sociales y económicos.

Cálculo de la estructura de costes del servicio actual con escandallos y contraste con el escandallo del servicio optimizado.

Elevación a informe de las propuestas de optimización.

Asesoramiento y seguimiento de los procesos de subrogación.

Asesoramiento en la solicitud de información de plantillas y elaboración o propuestas técnicas y organizativas para los pliegos.

Asesoramiento en la internalización o externalización del servicio.

Implantación de sistemas de control de presencias y horarios.

Control mensual de los posibles pasivos laborales que puede generar la contrata con emisión mensual del “Informe de pasivos Laborales”.

Asesoramiento en conflictos.

Identificación de incumplimientos en las jornadas ofrecidas por el proveedor.

Mediante esta fiscalización se evita desvíos en la parte del servicio sujeta a valores conocidos y aceptados por la contrata por la aceptación del pliego de condiciones o cuaderno de cargas. Nos encontramos ante parámetros incuestionables, como pueden ser las jornadas ofrecidas, el número de operarios que prestan servicio, la desviación con los que prestaban servicio en el momento de ser subrogados por las actuales contratas, sus jornadas o sus categorías.

Los controles de pasivos laborales facilitarán información de:

Posibles situaciones en las que las contratas pueden estar adscribiendo personal excedente de otros centros a su centro.

La situación de pago de los Seguros Sociales de las contratas.

Infracotizaciones a la Seguridad Social.

Pactos con la plantilla o parte de ella de los cuales no tenga conocimiento el Cliente.

La inclusión de nuevos operarios de otros centros de trabajo externos al Cliente.
Los controles de presencias facilitarán información de:

El cumplimiento de la jornada diaria y semanal de cada trabajador.

En los centros de con frecuencias superiores a la diaria alertarán del cumplimiento o no de la misma.

El cumplimiento con la legislación laboral.

El cumplimiento con las obligaciones con la plantilla (salariales, seguros sociales, jornada, uniformidad, etc…)

El estudio de los posibles impactos sociales, conflictos laborales y su minoración.

Auditorías de Calidad

Las auditorías deben ser externas con el fin de garantizar la imparcialidad y emitir una valoración independiente que de credibilidad ante terceros. Se distingue de los controles (supervisión) por la finalidad de la misma que no es otra que valorar la calidad del servicio y comprobar que se corresponde con el ofertado y requerido en la consulta comercial o concurso público. Pilot CCS ofrece controles de calidad tanto a empresas privadas como a organismos públicos en servicios de limpieza de edificios y locales, limpieza viaria y seguridad.

Auditorías de calidad del servicio recibido.

Seguimiento continuo de la calidad del servicio con centralización de las incidencias.

Seguimiento histórico de la calidad del servicio.

Identificación de incumplimientos de frecuencias y tareas.

Las auditorías de servicio o control de calidad tienen como objetivo:

Comprobar que las frecuencias efectivas son iguales a las del pliego de condiciones o cuaderno de cargas y advertir al cliente en caso de incumplimiento.

Comprobar que los estándares de calidad del servicio son los ofrecidos.

Comprobar que los medios humanos y técnicos son los requeridos en el pliego y los ofrecidos en la oferta en caso de ser mejorados.

Identificar puntos de mejora para futuras consultas comerciales o concursos públicos.

Identificar e informar al Cliente de posibles problemas en el desarrollo del servicio.

Valorar las muestras obtenidas y emitir informes sobre los resultados obtenidos.
Dentro de la mecánica lógica de estas auditorías se encuentra la realización de visitas, en los periodos definidos con el cliente, a los centros o zonas de trabajo.

Diseño técnico – Elaboración de Pliegos de Condiciones y Cuadernos de Carga

Pilot CCS realiza el diseño técnico de los nuevos servicios que su organización ha previsto externalizar o ya tiene externalizados. Con este servicio de PILOT CCS nuestros clientes podrán abordar una racionalización del servicio que reciben o esperan recibir. PILOT CCS confeccionará, para las administraciones públicas o la empresa privada, con consistencia y coherencia, sus pliegos de condiciones o cuadernos de carga.

Un buen pliego o cuaderno de cargas será la garantía de que el servicio se realizará según los requisitos del cliente, esto evitará la pérdida de tiempo y de dinero. Sobre todo evitará desacuerdos entre la prestataria de servicios y su cliente.

Con Pilot CCS, no necesita la ayuda de ninguna empresa prestaría de servicios intensivos en mano de obra directa para confeccionar los pliego y los informes económicos. Le aportamos tranquilidad.

Gestión de la Internalización

La externalización integral de muchos servicios intensivos en mano de obra directa en sectores donde opera la subrogación no es una obligación es una opción.

Por poner un ejemplo. Los colegios, hospitales y fundaciones privadas no desgravan el IVA. Eso supone un encarecimiento directamente del 21%, al que deben añadir el margen comercial de su contrata y, a veces, el diferencial de categorías laborales que puede darse el caso que tengan un menor coste en el convenio del cliente que en los que aplica la contrata. En estos casos nos podemos encontrar con un sobre coste por encima del 30%. Es por ello por lo que la decisión de externalizar o internalizar un servicio debe ser una decisión muy sopesada.

PILOT CCS le ayuda no solo en esta toma de decisiones, también le acompaña y asesora si usted internaliza o mantiene su servicio internalizado. Nos encargamos de sus pedidos de productos de limpieza, de la formación de sus personal e incluso de la selección del personal para cubrir bajas y vacaciones.

Valoramos económicamente los ahorros que puede obtener si internaliza el servicio y le asesoramos en el proceso de la internalización.